Archiviste Documentaliste pour PNUD Togo [Emploi]

Deadline: 9 décembre 2017 > PNUD Togo

DÉTAILS

Sous la responsabilité de l’Assistant Logistique et la supervision directe de l’Assistant Administratif, l’Archiviste sera responsable de la mise en place un système efficace de classement et d’archivage pour le Programme.

Fonctions principales

L’Archiviste aura les tâches suivantes à effectuer :

Procéder à la revue du système existant de classement et d’archivage des documents et autres dossiers de l’unité de gestion du Programme ;
Proposer, développer et mettre en place un système approprié de classement et archivage manuel et électronique pour aider dans le classement, archivage et recherche des documents.
Faciliter le repérage rapide de l’information et documentation ;
Faciliter la continuité dans l’administration par l’identification et par la préservation des documents administratifs ;
Elaborer un système de traitement, de classement et d’archivage de dossiers, courriers entrants et sortants, rapports, documents, et autres revues périodiques ;
Appuyer les unités du programme à travers la mise en place méthode uniforme de classification et de recherche aisée de leurs documents ;
Sauvegarder la mémoire institutionnelle stable et authentique ;
Optimiser l’espace de travail et créer une base de données correspondant aux besoins ;
Un plan de classement des archives du PMU élaboré pour retrouver facilement une information recherchée et documents ;
Recherche aisée
Les archives du PMU sont organisées, conservées et facilement accessibles
Un système archivage capable d’harmoniser avec un système d’e-documentation organisées facilement accessibles (SharePoint).

Competencies

Compétences fonctionnelles

Une capacité à travailler avec différentes acteurs et délivrance de rapport de qualité dans les délais ;
Excellente capacité d’analyse ;
Excellentes qualités de communication ;
Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
Bonnes capacités relationnelles ;
Connaissance des outils informatiques ;
Confidentialité dans le traitement des dossiers et transactions ;
Bonne pratique du français, écrit et parlé.

Required Skills and Experience

Démontrer un engagement à la mission, vision et aux valeurs du PNUD ;
Exercer un respect strict des règles, règlements et procédures des Nations Unies ;
Démontrer une adaptabilité culturelle, genre, religion, race, nationalité et sensibilité de l’âge ;
Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) années minimum dans le classement/archivage manuel ;
Avoir une formation dans le domaine de la gestion électronique de documents serait un atout ;
Compréhension des TDR (plan de travail et méthodologie) ;
Expérience avec les bailleurs de fonds et organisations internationales désirable ;
Bonne connaissance des outils informatiques ;
Parler couramment le Français et/ou l’Anglais.

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