Comment rédiger des rapports d’activités

Souvent, la rédaction d’un rapport d’activité ou de situation s’apparente à une corvée, mais elle peut offrir une excellente occasion pour communiquer avec votre employeur. Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, donnez des détails précis concernant le budget et le calendrier de réalisation. Au début du rapport, résumez les points les plus importants qui seront abordés dans le document. Continuez avec les détails de réalisation du projet et les défis rencontrés. Rédigez de manière brève et informative pour satisfaire votre employeur.

A./ Ébaucher le rapport

Image intitulée Write a Status Report Step 1

 

Concentrez-vous sur les couts et l’échéancier.

Peu importe la nature du projet, vos supérieurs voudront savoir si tout se déroule bien en ce qui concerne le budget et le respect des délais. Commencez par définir le contenu du rapport en collectant des informations sur l’aspect financier et le respect des délais d’exécution.

Abordez les problèmes directement.

Si vous constatez que les couts du projet ou son calendrier posent un problème, n’essayez pas de le dissimuler. Cela ne ferait qu’aggraver les choses par la suite. Commencez plutôt à y réfléchir tout en prenant en compte les choses qui fonctionnent bien.

  • Si, par exemple, vous devez produire et expédier 1 000 teeshirts en dépensant 1 000 €, vous devrez vous inquiéter en vous apercevant que vous n’en avez produit que 300 pour un cout de 500 €. Il ne vous reste plus qu’à réfléchir à cette difficulté.
  • En même temps, vous pourrez remarquer que vous avez deux jours d’avance sur votre calendrier et noter cette information.

Trouvez des solutions.

L’un des objectifs d’un rapport d’avancement des travaux est d’aider vos responsables à décider des prochaines étapes à suivre. Vous pouvez leur faciliter la tâche en leur suggérant des solutions aux difficultés que vous avez rencontrées. Lors de l’ébauche de rapport, notez des éléments prouvant la pertinence de vos solutions sur le plan des couts et du respect des délais.

Par exemple, si votre entreprise de fabrication de teeshirts est en avance sur ses prévisions, mais qu’elle risque de dépasser son budget, vous pourrez recommander d’accélérer la production afin d’équilibrer la situation.

B./ Mettre en forme et rédiger le rapport

Donnez un entête au rapport.

Commencez par la date et un titre bref qui reflète le contenu. Ce type de rapport doit être court, la page de titre ne doit donc pas être distincte du reste du texte. Si vous l’envoyez par courriel, il suffit de rédiger clairement la partie « objet » afin que votre responsable ait une idée sur le contenu de votre document.

  • Un titre comme « rapport sur la commande Parker d’aout 2017 » devrait convenir.
  • Indiquez toujours des dates pour identifier la période couverte par le rapport.
  • Si votre entreprise a des directives concernant la mise en forme des documents, veillez à les respecter.

Continuez par un résumé.

Les gestionnaires sont très occupés, et ils ont besoin de voir les informations importantes en premier. Écrivez quelques lignes au début du document donnant les informations essentielles, et expliquant brièvement l’état d’avancement du projet en matière de respect des délais et de budget.

  • Veillez à mettre ces informations au début du rapport pour attirer l’attention du lecteur.
  • Vous pouvez, par exemple, commencer par quelques phrases comme « l’ordre de l’entreprise Parker est en avance sur le calendrier prévu. Nous avons consacré 50 % de notre budget pour produire 30 % de la commande. L’accélération de la production pourrait faire baisser les couts ».
  • Si votre responsable est totalement satisfait par l’introduction, il peut ne pas lire le reste. Par contre, si le résumé l’informe de problèmes, il sera tenté de passer rapidement à la partie traitant des difficultés rencontrées.

Fournissez les éléments les plus pertinents.

Faites une liste des principales réalisations qui ont eu lieu jusqu’à présent, en insistant sur les moments importants et les données stratégiques. Ne décrivez pas à votre responsable les différentes activités, donnez-lui des résultats.

  • Par exemple, n’écrivez pas « nos chefs de production, Samantha et Franck ont fourni un excellent effort pour assurer le respect des délais de production. Franck arrivait plus tôt au travail et Samantha partait plus tard ».
  • Mettez plutôt l’accent sur les données les plus importantes en écrivant, par exemple, « nous avons une avance de 20 % sur notre calendrier, car les chefs de production (Samantha et Franck) ont augmenté leur temps de travail de 2 heures par jour ».

Organisez votre texte.

C’est à cette étape que vous pouvez adapter le document au style de votre responsable. Si vous connaissez ses préférences concernant le plan des rapports, essayez de personnaliser le vôtre. Si vous ne les connaissez pas, faites un résumé direct et concis en utilisant un style que vous maitrisez.

  • Si votre responsable aime avoir une vue d’ensemble du projet, vous pouvez faire une première partie nommée « réalisations », une autre à propos des « défis » et la dernière sur les « solutions ».
  • Pour un responsable qui aime l’ordre chronologique, faites une partie sur les « réalisations de la semaine » puis une autre sur les « prochains objectifs ».

Utilisez des puces pour plus de clarté.

Vos responsables doivent accéder facilement et rapidement aux informations dont ils ont besoin. Les paragraphes prennent parfois trop de temps à être lus et peuvent noyer les informations importantes. Une liste à puces est plus claire et facilite l’examen du rapport.

  • Cependant, respectez la demande de votre employeur, s’il désire des rapports écrits sous forme de paragraphes.

Ajoutez des repères visuels si on vous le demande.

Certains responsables trouvent utile de surligner certains points d’un rapport, et d’y inclure des repères visuels pour expliquer le déroulement d’un projet. Vous pouvez, par exemple, mettre une marque verte à côté d’une puce sur les couts si tout va bien au niveau du budget. Vous pouvez aussi mettre une marque jaune près du point traitant des délais si le projet est légèrement en retard.

Relisez et corrigez le rapport avant de le remettre.

Même dans un rapport d’activité court et relativement informel, une mauvaise formulation ou des coquilles feront mauvais effet. Ne comptez pas uniquement sur les correcteurs grammaticaux et orthographiques numériques. Vous devez rechercher des éléments qui peuvent être supprimés, comme les adjectifs et les adverbes superflus, pour que votre rapport soit direct et clair.

  • Évitez les phrases comme « les ventes du mois d’aout sont très bonnes. Elles sont certainement les meilleures de cette année, grâce au travail réellement exceptionnel de Sylvain et Marie ».
  • Les mêmes informations peuvent être écrites plus simplement, comme dans la phrase « en aout, nous avons réalisé les meilleures ventes de l’année grâce à l’excellent travail de Sylvain et Marie ».

Faites au moins un rapport par mois.

C’est la fréquence habituelle, à moins de recevoir d’autres instructions. Votre entreprise peut vous demander de rédiger des rapports de situation à un rythme précis, par exemple toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Généralement, un rapport mensuel est suffisant pour informer vos responsables sur la situation. Restez en contact avec eux si vous ne savez pas exactement quand ils le liront [10].

  • S’ils vous demandent moins de rapports, respectez leur souhait.


Source: WikiHow.Com